Чому підготовка документів економить тижні

У більшості проєктів трансформації найбільше часу втрачається не на самі коригування, а на пошук вихідних даних. Договір лежить у юридичному відділі, регламент R&D — у CTO, графік амортизації — в "того хлопця, який звільнився минулого року".

Якщо зібрати документи до старту, перші два тижні проєкту звільняються для діагностики та формування облікової політики, а не для адміністративної біганини.

Базові фінансові документи

Це фундамент, без якого неможливо почати:

  • баланс за останні 2-3 роки у форматі П(С)БО,
  • звіт про фінансові результати за ті ж періоди,
  • звіт про рух грошових коштів,
  • оборотно-сальдові відомості з помісячною деталізацією,
  • головна книга у машиночитаному форматі (CSV або Excel),
  • пробний баланс на кожну звітну дату.

Облікова політика та регламенти

Аудитор обов'язково запитає чинну облікову політику, навіть якщо вона мінімалістична. Так само важливі будь-які внутрішні регламенти: з визнання доходу, з капіталізації витрат, з обліку валютних операцій, з R&D.

Якщо облікової політики у формалізованому вигляді немає — це не катастрофа, але це слід зафіксувати на старті, бо одним з результатів трансформації стане її створення.

Договори

Договори дають економічну суть операцій — те, що в МСФЗ важливіше за форму. Зберіть:

  • топ-20 договорів з клієнтами за обсягом виручки,
  • шаблони стандартних договорів та публічні оферти,
  • договори з ключовими постачальниками,
  • трудові договори та положення про преміювання,
  • опціонні угоди та плани ESOP,
  • усі діючі договори оренди,
  • кредитні договори та договори позик.

Дані про активи

Окремо потрібен повний реєстр основних засобів і нематеріальних активів. Бажано — з датами введення в експлуатацію, первісною вартістю, накопиченою амортизацією та строками корисного використання.

Для R&D-проєктів — журнали робочого часу інженерів за проєктами, специфікації продуктів, документація щодо запуску продуктів у комерційну експлуатацію. Це база для рішення про капіталізацію за МСБО 38.

Інформація про валютні операції

Якщо компанія працює з валютою (а в українському IT це майже завжди так), потрібні: реєстр валютних рахунків, виписки за період, дані про отримані та сплачені валютні аванси, інформацію про хеджування (якщо є).

Також критично важливо обґрунтувати функціональну валюту: для багатьох українських IT-компаній це насправді долар США, а не гривня.

Корпоративні документи

Структура групи, бенефіціари, угоди акціонерів, протоколи зборів, статути дочірніх компаній. Це потрібно для оцінки контролю, консолідації та розкриття пов'язаних сторін.

Якщо є холдинг за межами України — потрібні також документи цієї юрисдикції та ставки місцевих податків.

Чек-лист на одну сторінку

Перед першою зустріччю з консультантом перевірте, чи зібрано:

  • фінансову звітність та оборотно-сальдові за 2-3 роки,
  • чинну облікову політику (або підтвердження, що формальної немає),
  • топ-20 клієнтських договорів,
  • усі договори оренди,
  • опціонні угоди та правила ESOP,
  • реєстр основних засобів та нематеріальних активів,
  • журнали R&D-часу та специфікації продуктів,
  • дані про валютні операції та хеджування,
  • корпоративну структуру та статутні документи.